データ消去証明書とは？記載項目と、受け取ったら確認すること
PCやサーバーを処分・売却するとき、データ消去を専門の業者に依頼する企業は少なくありません。そのとき業者から受け取るのが「データ消去証明書」です。
ただ、証明書には決まった書式がなく、書かれている内容は業者によってさまざまです。この記事では、証明書に書かれているべき項目と、受け取ったときに確認しておきたいポイントを整理します。
データ消去証明書とは
データ消去証明書は、預けた機器の記憶装置（HDD・SSD）のデータを業者が消去したことを示す書類です。法律で書式が決められた書類ではなく、それぞれの業者が発行しています。
個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、個人データの削除や、個人データが記録された機器の廃棄は復元できない方法で行うこと、そしてその作業を委託する場合は、委託先が確実に削除・廃棄したことを証明書などで確認することも重要だとしています。証明書は、委託先をきちんと確認したことを示す記録にもなります。
証明書が役に立つ場面
社内の稟議や監査での説明、取引先からのセキュリティ確認、万一の漏えいが疑われたときの調査などで、「どの機器を、いつ、どの方法で消したか」を示せます。
証明書に書かれているべき項目
少なくとも、次の項目がそろっているかを確認しましょう。
| 項目 | 確認する理由 |
|---|---|
| 発行者・発行日・証明書番号 | 誰が、いつ発行した証明書かを特定するため |
| 依頼者（貴社名） | 自社の機器についての証明であることを示すため |
| 機器のメーカー・型番・シリアル番号 | どの機器を処理したのかを特定するため |
| 記憶装置のシリアル番号・容量 | データが入っているのは記憶装置。記憶装置ごとに特定するため |
| 消去の方法 | 依頼したとおり、ソフトウェア消去か物理破壊かで処理されたかを確かめるため |
| 結果・実施日時・担当者 | 完了したこと、誰がいつ作業したかを示すため |
| 台数の合計 | 預けた台数と一致するかを照合するため |
物理破壊の場合は、破壊後の写真が添えられていると、より確実に確認できます。
注意したい「不十分な証明書」
「一式」とだけ書かれている
「PC 50台 一式 消去済み」のように台数しか書かれていない証明書では、どの機器が処理されたのかを後から確認できません。機器ごとの明細（シリアル番号の一覧）が付いているかを確認します。
本体のシリアル番号しかない
データが入っているのは本体ではなく、中の記憶装置です。記憶装置を2台積んでいるPCもあります。記憶装置ごとのシリアル番号が記録されているかを確認しましょう。
消去できなかった機器の扱いが書かれていない
故障などで、ソフトウェアでは消去できない記憶装置もあります。その場合に物理破壊へ切り替えたのか、どのように処理したのかが記録に残っているかを確認します。
受け取ったら確認すること
- 台数：証明書の台数が、預けた台数や自社の台帳と一致しているか
- シリアル番号：明細のシリアル番号を、自社の台帳と照合する
- 消去の方法：依頼した方法（ソフトウェア消去／物理破壊）で処理されているか
- 例外：消去できなかった機器や、対象外になった機器が残っていないか
- 保管：証明書を、資産台帳から外した記録と一緒に保管する
照合は、預ける前から始まる
預ける前に対象機器の一覧（シリアル番号）を作っておくと、受け取った証明書とすぐに照合できます。受領時の機器リストを業者から送ってもらい、預けた台数とずれていないかを早めに確かめるのも有効です。
PCの入替全体の進め方は、Windows 10の入替で出た古いPC、どうする？で解説しています。
REER JAPAN のデータ消去
当社の法人向けPCデータ消去は、次の流れで進めます。
- 消去前に機器リストを確認：受領後に全数を検品し、本体・HDDのシリアル番号を記載した機器リストをお送りします。ご承認前に消去は開始しません。
- 1台ごとの記録：シリアル番号・資産番号、HDDのシリアル番号・容量、消去方式、担当者・実施日時、消去前・消去後の写真を記録します。
- リストとの照合：ご承認済みの機器リストと全機器の消去証跡を1台ずつ照合し、漏れがないことを確かめます。
- オンラインレポートと消去証明書：全機器の一覧と証跡をまとめたレポートと、消去証明書（PDF）をお送りします。
関東圏は訪問回収、関東圏以外からは宅配便で受け付けます（法人向けPC回収・処分）。お見積りは無料です。無料お見積りからお気軽にご相談ください。
文：株式会社REER JAPAN
参考
古いPCの回収・データ消去のご相談
台数が決まっていない段階でもかまいません。お見積りは無料です。